IFS sisteminde WBS (Work Breakdown Structure — İş Kırılım Yapısı) ve CBS (Cost Breakdown Structure — Maliyet Kırılım Yapısı), projelerin farklı yönlerini yönetmek için kullanılan iki temel hiyerarşik yapıdır. Birbirinin alternatifi değildirler; birlikte de kullanılabilirler.
| WBS — İş Kırılım Yapısı | CBS — Maliyet Kırılım Yapısı | |
|---|---|---|
| Odak | İş kapsamının planlanması, yürütülmesi ve takibi | Maliyet ve gelirlerin kontrolü |
| Kullanım | Projenin operasyonel omurgası | Opsiyonel; Proje Bütçeleme ve Tahminleme modülünde |
| Zaman planlaması | Var | Yok |
| Tipik elemanlar | Proje, alt proje, aktivite, kilometre taşı, görev | Malzeme, işçilik, taşeron, ekipman, giderler |
Temel odak ve amaç
WBS, projenin üzerinde anlaşılan iş kapsamının planlanması, yürütülmesi ve ilerlemesinin takip edilmesi amacıyla kullanılır. Projeyi mantıksal iş aşamalarına ve zaman içindeki fazlarına göre organize eder.
CBS, yalnızca Proje Bütçeleme ve Tahminleme (Project Budgeting and Forecasting) modülünde kullanılan, maliyet ve gelirlerin kontrolüne odaklanan isteğe bağlı (opsiyonel) bir maliyet hiyerarşisidir.
İçerdiği bileşenler
WBS; proje, alt proje (sub-project), aktiviteler (activities), kilometre taşı aktiviteleri (milestone activities) ve görevler (tasks) gibi operasyonel elemanlardan oluşur. Aktiviteler gerçek zamanlı ilerleme, harcanan zaman, malzeme gereksinimleri ve fiili tarihler gibi bilgileri toplar.
CBS; malzeme, işçilik, taşeron, ekipman ve giderler (material, labour, sub-contract, plant, expenses) gibi yüksek seviyeli finansal kategorilerden ya da bunların daha detaylı kırılımlarından oluşur. Örneğin malzeme; vana, beton ve kablo kalemlerine, işçilik ise mekanik ve elektrik gibi kalemlere bölünebilir.
Zaman ve operasyon planlaması
WBS, IFS'in yerleşik planlama ve çizelgeleme yetenekleriyle doğrudan entegredir: Gantt şeması, kritik yol yönetimi, aktivite süreleri, bağımlılıklar ve kısıtlar. Operasyonel, ticari ve satın alma faaliyetlerini tetikler.
CBS, zamanlama veya operasyonel takvim planlaması içermez; odağı tamamen finansal verilerin analiz edilmesi ve bütçelenmesidir.
Finansal entegrasyon ve muhasebe
WBS, gerçekleşen ve taahhüt edilen maliyetleri ve gelirleri operasyonel aktiviteler seviyesinde toplar: zaman raporları, satın alma siparişleri, taşeron paketleri ve benzerleri.
CBS'teki maliyet unsurları ise genellikle Genel Muhasebe'deki (General Ledger) ayrı bir maliyet öğesi kod bölümüne (code part) bağlanır; maliyetlerin doğru maliyet öğelerine akması için muhasebe kuralları (posting rules) kullanılır. CBS kullanımı, tüm projeler arasında tutarlı bir maliyet kodlama yapısı (consistent cost coding structure) sağlar.
Kullanım esnekliği ve bütçeleme
Bütçeleme ve tahminleme süreçlerinde kullanıcılar sadece CBS'yi, sadece WBS'yi ya da ikisinin kombinasyonunu kullanabilir. Örneğin projenin aşamalarını temsil eden WBS ile detaylı maliyet kalemlerini sunan CBS birlikte kullanılarak, projenin her bir aşaması (fazı) için detaylı maliyet bütçeleri oluşturulabilir.
Kısacası
WBS işin nasıl ilerlediğini, CBS paranın nereye gittiğini anlatır. Biri operasyonun, diğeri finansın dilidir; projeyi iki gözle birden görmek isteyen ekipler ikisini birlikte kullanır.