İyileştirme çalışmalarının çoğu iyi niyetle başlar ve sessizce biter. Sebebi genellikle fikir eksikliği değildir; işin nerede başlayıp nerede bittiğinin belli olmamasıdır.
DMAIC, bu belirsizliği ortadan kaldıran beş adımlı bir döngüdür. Altı Sigma'nın mevcut süreçleri iyileştirmek için kullandığı omurgadır; ama Altı Sigma programı kurmadan da tek başına kullanılabilir — biz çoğunlukla öyle kullanıyoruz.
DMAIC'in çalışması için ortada çalışan bir süreç olması gerekir. Süreç henüz yoksa — yeni tesis, yeni iş birimi, ilk ERP geçişi — izlenen yol DMADV olur.
Define Measure Analyze Improve Control
Tanımla → Ölç → Analiz → İyileştir → Kontrol
│ │
└────────── sapma görülürse döngü yeniden ────┘Define — Tanımla
Sorunu ölçülebilir tek bir cümleye indirgeriz: "Sevkiyat teyidi ortalama 2 gün gecikiyor" gibi. "Lojistik iyi çalışmıyor" bir problem tanımı değildir.
Bu adımda kapsamı da çizeriz: hangi süreç, hangi tesis, hangi dönem, kim etkileniyor. ERP projelerinde en sık yapılan hata, kapsamı "tüm satın alma süreci" gibi kocaman tutmaktır. Bitmeyen çalışmaların çoğu burada doğar.
Measure — Ölç
Mevcut durumu rakama çeviririz. ERP kullanan bir şirkette bu adım, kullanmayan bir şirkete göre çok daha kolaydır: sipariş tarihleri, onay zamanları, hata kayıtları zaten sistemde durur.
İki şeye dikkat ederiz:
- Ölçüm güvenilir mi? Veri eksik ya da tutarsız giriliyorsa, ölçtüğünüz şey süreç değil veri kalitesidir. O zaman ilk iyileştirme konusu da budur.
- Başlangıç çizgisi net mi? Sonradan "iyileştik" diyebilmek için nereden başladığınızı yazılı olarak bilmeniz gerekir. Neyi ölçeceğinizi seçerken kullandığımız yol: CTQ.
Analyze — Analiz Et
Rakam sorunu gösterir, sebebini göstermez. Bu adımda kök nedene ineriz; tercih ettiğimiz sıra şu:
Balık kılçığı → Pareto → Beş neden
(sebepler) (öncelik) (kök neden)Önce olası sebepleri balık kılçığı ile çıkarır, hangisinin ağır bastığını Pareto ile tartar, kalan az sayıda sebebin köküne beş neden ile ineriz.
Improve — İyileştir
Kök neden netleştikten sonra çözüm çoğu zaman sanıldığından küçüktür: bir alanın zorunlu hale getirilmesi, bir onay adımının kaldırılması, iki ekranın birleştirilmesi, bir uyarının kurulması.
Değişikliği önce dar bir alanda denemeyi tercih ederiz. Tek bir depoda ya da tek bir ürün grubunda çalışan bir çözüm, tüm şirkete yayılmadan önce gerçek maliyetini gösterir.
Control — Kontrol Et
En sık atlanan ve en çok işe yarayan adım budur. İyileştirme, yerinde kalmazsa iyileştirme değildir.
Burada ERP'nin en güçlü tarafı devreye girer: kontrolü insanın hafızasına değil sisteme gömebilirsiniz.
- Zorunlu alanlar ve doğrulama kuralları
- Onay akışları ve yetki sınırları
- Eşik aşıldığında uyarı
- Düzenli rapor ve gösterge takibi
Kontrol adımı yapılmadığında süreç birkaç ay içinde eski haline döner. Sahada gördüğümüz en yaygın kalıp budur: çözüm bulunur, uygulanır, sonra kimse bakmadığı için sessizce geri gelir.
ERP projelerinde DMAIC neden oturuyor?
Ölçüm zaten var. ERP, farkında olmadan bir ölçüm makinesidir. Measure adımı için gereken verinin çoğu sistemde hazır bekler; eksik olan genellikle o veriye bakma alışkanlığıdır.
Kontrol sistemde tutulabilir. Kalite yönetiminde kontrol planı bir belgeyken, ERP'de bir yapılandırmadır. Kuralı sisteme koyduğunuzda uyulması tercihe bağlı olmaktan çıkar.
Kapsam disiplini ERP projelerinin zayıf noktasıdır. Define adımının zorunlu kıldığı "tek cümle, net kapsam" kuralı, tek başına bile fayda sağlar.
Nerede tökezleniyor?
Sahada gördüğümüz üç kalıp:
- Define atlanır, doğrudan çözüm konuşulur. Sonuç: yanlış sorunu çözen doğru bir yazılım.
- Measure başlangıç çizgisi olmadan yapılır. İyileştirme sonrası "daha iyi oldu" denir ama kimse ne kadar olduğunu söyleyemez.
- Control hiç yapılmaz. Proje bitti sayılır, altı ay sonra aynı toplantı yeniden kurulur.
Bu üçünü aşan bir çalışma, istatistik bilmeden de sonuç verir.
Biz nasıl yürütüyoruz
DMAIC'i ağır bir program olarak değil, çalışma disiplini olarak kullanıyoruz. Analiz ve iyileştirme çalışmalarını Süreç Danışmanlığı kapsamında yürütüyor, ölçüm ve kontrol adımlarını ErpwareBI üzerinde kalıcı hale getiriyoruz. Gereken şey bir ekran ya da otomasyon olduğunda özel uygulama geliştirme devreye giriyor.