Pareto Analizi: Hangi Sebebi Önce Çözmeli?

Balık kılçığı diyagramı bir sorunun olası sebeplerini ortaya çıkarır. Ama toplantıdan çıktığınızda elinizde on beş sebep varsa asıl soru henüz cevaplanmamıştır: hangisinden başlayacağız?

Pareto analizi tam olarak bu soruya cevap verir. Fikirleri değil, veriyi konuşturur.

Pareto ilkesi

İtalyan iktisatçı Vilfredo Pareto'nun gözleminden doğar: sonuçların büyük kısmı, sebeplerin küçük bir bölümünden gelir. Kalite yönetiminde Joseph Juran bunu "hayati azınlık ve önemsiz çoğunluk" ayrımıyla popülerleştirdi.

Buradaki %80–%20 oranı bir doğa kanunu değil, bir eğilimdir. Önemli olan rakam değil, fikirdir: çabanızı her yere eşit dağıtmayın.

Pareto grafiği nedir?

İki grafiğin birleşimidir: sebepleri sıklığına göre azalan sırada gösteren çubuklar ve bunların birikimli yüzdesini gösteren bir çizgi. Böylece "ilk kaç sebebi çözersem sorunun yüzde kaçını çözmüş olurum?" sorusunu tek bakışta yanıtlarsınız.

  Adet
  150 │ ███
      │ ███                                        ●─── %100
  100 │ ███  ███                          ●───────
      │ ███  ███                  ●──────
   50 │ ███  ███  ███      ●──────  ███
      │ ███  ███  ███  ███         ███
    0 └──────────────────────────────────────────
        Cari  KDV  Fiyat  İrsl.  Diğer
        %38   %64  %79    %88    %100   ← birikimli

Örnek: fatura hataları

Diyelim ki üç aylık dönemde 374 fatura hatası kaydedilmiş:

Tablo tek bir şey söylüyor: ilk üç tür, hataların dörtte üçünden fazlasını oluşturuyor. Kalan yedi türle uğraşmak yerine cari kartı açılış sürecine odaklanmak, aynı emekle çok daha fazla hatayı ortadan kaldırır.

Nasıl kuruyoruz

1. Kategorileri netleştiririz. Kategoriler birbiriyle çakışmamalı. "Kullanıcı hatası" gibi her şeyi içine alan bir kutu, analizi baştan bitirir.

2. Doğru birimi seçeriz. Adet her zaman doğru ölçü değildir. Sık ama ucuz bir hata ile nadir ama pahalı bir hata aynı listede yan yana durmamalı. Çoğu zaman maliyet ya da kaybedilen süre daha doğru birimdir.

3. Anlamlı bir dönem alırız. Tek bir kötü hafta, kalıcı bir sorun gibi görünebilir. Mevsimsel işlerde en az bir tam döngü bakmak gerekir.

4. Sıralar ve birikimli yüzdeyi hesaplarız. Kesme noktasını veriye bakarak seçeriz; %80 kutsal bir eşik değildir. Bazen ilk iki kategori işin %65'ini oluşturur ve orada durmak doğrudur.

5. Kök nedene ineriz. Pareto hangi kategoriye bakacağınızı söyler, o kategorinin neden oluştuğunu söylemez. O noktada yeniden balık kılçığı ve beş neden devreye girer.

Sık yapılan hatalar

Yanlış birim. Adetle bakıldığında masum görünen bir hata, maliyetle bakıldığında listenin başına geçebilir.

Çok geniş kategoriler. Her şeyin girdiği bir "diğer" kutusu listenin en yüksek çubuğu olursa, analiz kategorileri yeniden tanımlamanız gerektiğini söylüyor demektir.

Tek seferlik olayların gürültüsü. Bir kerelik büyük bir arıza tabloyu bozabilir; böyle durumları ayrı işaretleriz.

Sonucu kalıcı sanmak. İlk sebebi çözdüğünüzde sıralama değişir. Pareto tek seferlik bir rapor değil, tekrarlanan bir ölçümdür.

Kök neden analizindeki yeri

Pareto, kök neden analizinin tek aracı değildir. Beş neden, FMEA, hata ağacı analizi, değişiklik analizi ve DMAIC gibi yaklaşımlar aynı ailedendir; her biri farklı bir soruya iyi cevap verir.

Bizim tercih ettiğimiz sıra şu:

Balık kılçığı  →  Pareto  →  Beş neden  →  Aksiyon
  (sebepler)     (öncelik)   (kök neden)   (ölçüm)

Önce olasılıkları çıkarırız, sonra veriyle ağırlıklandırırız, ardından kalan az sayıda sebebin köküne ineriz.

Verinin toplanması ve grafiğin sürekli güncel kalması ayrı bir iştir; bunu genellikle ErpwareBI üzerinde kurar, analiz çalışmasını Süreç Danışmanlığı kapsamında yürütürüz.